Review: Factuursturen.nl wat zijn onze ervaringen

Website aanbieder

In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het softwarepakket van Factuursturen. Factuursturen.nl is een website waarop je als startende of ervaren ondernemer terecht kunt voor de online opmaak, beheer en verzending van jouw facturen. In tegenstelling tot de opmaak van facturen in Word of Excel, kun je via dit uitgebreid en betrouwbaar pakket altijd en overal beschikken over de informatie (online). Ook hoef je je geen zorgen te maken over een back-up van alle gegevens. De ontwikkelaars van de website gaan op regelmatige basis te rade bij hun klanten en brengen dan ook geregeld updates uit. In die updates zijn dan de suggesties en opmerkingen van de gebruikers verwerkt.

Werking van het programma

Vele ondernemers struikelen over de opmaak van hun facturen. Het lijkt niet zo ingewikkeld maar BTW-technisch zijn er toch een aantal vereisten. Bij Factuursturen loopt de opmaak van een factuur van een leien dakje. Het is enkel vereist dat je enkele basisgegevens invult (adres klant, benaming geleverde producten of diensten die werden verricht, prijs levering of prestatie, enz.). Het programma doet de rest. Eenvoudig toch? Enkele ogenblikken later kan de factuur uit het systeem worden geprint of als PDF-file worden opgeslaan. Ook kun je Factuursturen vragen om een papieren factuur te versturen naar de klant (tegen een kleine kostprijs van 0,90 euro per factuur).
Factuursturen kan zowel voor een handmatige als voor een automatische opmaak van facturen worden gebruikt. Men kan een begin- en einddatum en een frequentie opgeven. Op die tijdstippen wordt de factuur klaargezet of automatisch verstuurd. Je kunt ook altijd tussentijds de factuurdetails aanpassen.

In Factuursturen worden alle verzonden facturen overzichtelijk bijgehouden. Bij de facturen waarvan de betalingsdatum verstreken is, krijg je spontaan een waarschuwing. Het is zelfs mogelijk om automatisch een betalingsherinnering te versturen naar een klant wanneer één van zijn facturen vervallen is.

Via Factuursturen kun je ook al jouw binnenkomende facturen administreren en beheren. Je kunt te allen tijde de betalingsstatus van deze facturen opvolgen. Doordat er een bepaalde categorie aan deze facturen wordt meegegeven (en er dus een koppeling met het grootboek bestaat), bundelt het facturatieprogramma automatisch alle gegevens die de boekhouder nodig heeft om de boekhouding te kunnen voeren (in het kader van de opmaak van de BTW-aangifte).

Het programma bevat, naast de standaard opties voor de opmaak van facturen, ook enkele handige uitbreidingen. Deze zullen niet voor iedereen even interessant zijn, maar zijn toch zeker het vernoemen waard:

• Automatische foutherkenning in het BTW-nummer, postadres of e-mailadres van de klant.
• Automatische herkenning van totaalbedragen, BTW-bedragen en leveranciersgegevens bij de upload van een PDF-file of JPG-file van hoge kwaliteit.
• Automatische omzetting van het bankrekeningnummer naar het IBAN-formaat.
• De opmaak van standaard producten met vaste prijzen, waardoor de opmaak van een factuur een pak sneller gaat.
• De mogelijkheid om te vermelden dat kan worden betaald via Paypal of andere betalingsportalen.
• De mogelijkheid om recente bankverrichtingen te importeren in het systeem en op die manier het programma te laten bijhouden en aantonen dat een factuur werd betaald.
• De automatische opslag van een reservekopie van een verzonden factuur in online applicaties zoals Dropbox of Google Drive.
• Automatische omzetting van een offerte naar een factuur (na elektronische goedkeuring door de klant).

Het pakket biedt tevens een uitgebreid klantenbeheer. Je kunt per klant een pak optionele gegevens opslaan (zoals het meegeven van een persoonlijke aanspreking, de optie om facturen per mail of per post te versturen, het vermelden van een persoonlijke nota op de factuur, enz.).

In plaats van een gewone helpdesk beschikt Factuursturen over een ticketsysteem. Iedere supportaanvraag krijgt een uniek nummer toegewezen dat steeds kan worden gebruikt om de voortgang van jouw vraag of probleem op te volgen. Het antwoord op de vraag wordt ook automatisch aan dat specifieke nummer gekoppeld. In latere fases kun je steeds deze correspondentie terug inkijken.

De voordelen van Factuursturen

De eenvoud waarmee het programma kan worden bediend is ongetwijfeld het grootste voordeel. Factuursturen is een erg handig en snel hulpmiddel voor de opmaak van facturen (minder dan een minuut werk).

Het programma geeft je de mogelijkheid om facturen met een eigen huisstijl te versturen. Naast het eigen logo kan me zo ook het eigen briefpapier of de eigen factuurachtergrond gebruiken. Op die manier worden jouw facturen met een vertrouwde uitstraling richting de klanten verstuurd. Op gelijk welk moment kun je de lay-out van jouw facturen aanpassen naar believen.

Een bijkomend voordeel van dit softwarepakket is de mogelijkheid tot een gratis try-out. Wie niet onmiddellijk overtuigd is van de troeven van het programma, kan het gratis uitproberen door in te loggen met een opgegeven gebruikersnaam en wachtwoord (demo). De data binnen de demoversie worden iedere nacht opgeschoond en aangevuld met nieuwe data.

Het pakket rekent geen vaste kosten maar maakt een afrekening per factuur. Zo betaal je naargelang het gebruik van het pakket en maak je dus geen onnodige kosten. De andere voordelen van het pakket (zoals de uitgebreide mogelijkheden, de automatische herkenning en de mogelijkheid tot periodieke facturen) werden eerder in deze review al besproken.

De nadelen van Factuursturen

De talloze mogelijkheden zijn voor de ZZP’er of startende ondernemer soms ook een nadeel. Men ziet het bos door de bomen niet meer en men geraakt verstrikt in de verschillende opties.
Ondanks het ticketsysteem lijkt er wel wat vraag naar een telefonische helpdesk. Dat zou de interactie met de gebruikers nog gevoelig verbeteren.
Ook dient men te vermelden dat de invoer van een ontvangen factuur minder eenvoudig gaat dan de verzending van facturen. Het pakket rekent bijvoorbeeld de BTW niet automatisch uit, bepaalde specifieke BTW-reglementeringen kunnen niet worden toegewezen en er is geen mogelijkheid om een aantekening voor de boekhouder te maken.

Wat is de prijs van Factuursturen?

Wie maximaal drie facturen per maand wil versturen, kan gratis gebruik maken van Factuursturen.nl. Wie over meer uitgaande facturen beschikt, betaalt 0,40 euro per verzonden factuur (met een maximum van 10 euro per maand). Om over te gaan naar een betalend account kun je rechtstreeks in het programma tegoed aanschaffen via een overschrijving of betaling via Creditcard of Paypal. Er worden geen administratiekosten aangerekend en je ontvangt vrij snel na registratie een factuur voor in jouw boekhouding.

Als je op een bepaald moment niet langer wenst te werken via Factuursturen.nl dan kun je gewoon stoppen met ermee te werken, zonder dat daarbij supplementaire kosten worden aangerekend. Je bent dus niet gebonden aan een contract.

Beoordeling

Factuursturen is een handig facturatiepakket voor startende ondernemers en ZZP’ers. Sommige dienstverleningsbedrijven kunnen het pakket zelfs gratis gebruiken (wanneer men slechts maandelijks één factuur uitschrijft). Het programma beschikt over talloze mogelijkheden, wat enerzijds een voordeel is, maar anderzijds ook soms voor wat verwarring zorgt. Hoe dan ook is Factuursturen een aanrader voor iedereen die zelf zijn facturen wil opmaken en beheren zonder daarbij al te veel geld te moeten spenderen. Bovendien biedt het programma handige output die kan worden overhandigd aan de boekhouder voor verdere registratie.

Gratis facturen sturen met Factuursturen.nl?

Maak een account aan