Administratie een heel breed begrip. Vroeger ging het hoofdzakelijk om het financiële onderdeel, tegenwoordig heb je vele vormen. Denk daarbij aan personeelszaken, urenregistratie, facturatie, offertes, medische administratie, en nog veel meer.
Administratie voor startende ondernemers
Wanneer er gesproken wordt over de administratie bij ondernemers, dan kan dat meerdere betekenissen hebben. Zo is webshopsysteem vaak ook een onderdeel van de administratie. Echter meestal hebben we het dan over de boekhouding en alles wat daarmee te maken heeft.
Denk daarbij aan:
-
- Factureren
- Offertes opmaken
- Debiteuren administratie
- BTW aangifte
- Jaarverslag opstellen
- Urenregistratie
- Rittenregistratie met auto
- Kasadministratie
- Overeenkomsten (of modelovereenkomst)
De verplichte administratie volgens de belastingdienst
Volgens de belastingdienst is er ook administratie die een ondernemer verplicht is om te bewaren. Dit zijn alle basisgegevens, zodat de belastingdienst een audit kan uitvoeren en kan controleren of dat je alle belastingen wel betaald hebt.
De administratie moet minimale bestaan uit de volgende zaken:
-
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Inkoop- en verkoopadministratie
- Het grootboek
- Voorraadadministratie (wanneer voorraad aanwezig)
- Loonadministratie (wanneer medewerkers aanwezig)
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Deze gegevens moeten minimaal 7 jaar digitaal of op papier bewaard worden. Bij onroerende zaken zit daar zelfs een termijn aan van 10 jaar.
Hoe moet ik mijn administratie bewaren? Online of op papier
Je mag de administratie digitaal bewaren, tegenwoordig zijn er goede boekhoudprogramma’s die dit op een beveiligde omgeving kunnen. Zodat alles veilig staat opgeslagen voor min. 7 jaar.
Kan ik zelf de administratie doen?
Wanneer jij jezelf afvraagt of je de administratie kunt doen, dan moet je jezelf eerst afvragen of jij genoeg kennis hiervan bezit.
Daarnaast moet jij jezelf afvragen of dat het zin heeft om het zelf te doen, aangezien je zo minder tijd hebt om ondernemen. Wanneer je ervoor kiest om het zelf te doen, dan moet je kijken naar een geschikt boekhoudprogramma. Je hebt hele eenvoudige boekhoudprogramma’s voor zzp-ers, maar ook zeer uitgebreide voor bijvoorbeeld handelsondernemingen met personeel.
Wanneer je verwacht het te druk te hebben met de onderneming, dan is het verstandig om het uit te besteden aan een boekhouder.
Ook hierin moet je een goede keuze maken, de ene boekhouder is de ander niet. Grote bureau’s rekenen hoge uurtarieven, terwijl kleinere bureau’s misschien juist jouw boekhouding helemaal secuur doen.