Review: Boekhoudeninexcel.nl onze ervaring

Website aanbieder

In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het softwarepakket van Boekhouden in Excel. Dit boekhoudpakket werkt, zoals de naam doet vermoeden, vanuit Excel en is mede daardoor op het eerste zicht een ideaal en compleet administratieprogramma voor ZZP’ers, kleine startende ondernemers en beginnende boekhouders. Deze administratie in Excel biedt een boekhouding met alles erop en eraan: boekingen, opmaak facturen, voorraadadministratie, kilometerregistratie, tijdschema’s, enz.

Als startende ondernemer met een relatief beperkt aantal transacties hoef je immers geen duur boekhoudpakket aan te schaffen. Dat geld gebruik je beter voor de promotie en opstart van je onderneming. Ook ZZP’ers, verenigingen en stichtingen kunnen zich met Boekhouden in Excel meer dan voldoende verhelpen. Vooral als je goed thuis bent in de software van Excel, biedt Boekhouden in Excel een handig alternatief en goedkoop alternatief.
De belastingadministratie eist immers alleen dat er een administratie wordt bijgehouden. Dat die administratie in een duur programma moet worden bijgehouden, is niet vereist. Excel is daarom uiterst aantrekkelijk voor startende ondernemers met een relatief eenvoudige boekhouding.

Gratis online boekhouding?

Gratis boekhouden online

Werking van het programma

Excel is voor velen een bekend softwarepakket. Vele ondernemers kunnen er daarom al aardig mee uit de voeten. Als je als ondernemer zelf de boekhouding opzet in Excel, ben je veel nauwer betrokken bij het gebeuren. Je hebt bijgevolg meer inzicht in de afgeleverde cijfers, die daardoor veel verstaanbaarder zijn dan wanneer ze worden aangeleverd door een externe accountant of boekhouder.
Alleen vergt dit iets meer dan cijfertjes invullen alleen. BoekhoudeninExcel is een ideaal hulpprogramma dat je in staat stelt om op relatief eenvoudige wijze tot correcte financiële rapporteringen te komen. Als ondernemer sta je in voor de invoer van alle kosten en opbrengsten. Het programma zorgt voor de rest.

Maar het programma gaat verder dan alleen het boeken van kosten en opbrengsten. Ook de opmaak van facturen of een voorraadadministratie hoort bijvoorbeeld tot de mogelijkheden. Automatische koppelingen met kassasystemen of de software van webwinkels is niet mogelijk, dus de invoer van de gegevens blijft wel steeds manueel werk.

Boekhouden in Excel beschikt over een Quickstart Guide, een uitgebreide gebruikershandleiding boordevol afbeeldingen en voorbeelden, en duidelijke instructievideo’s in HD (in totaal bijna twee uren). Deze hulpmiddelen staan je bij in je zoektocht doorheen het programma en bieden een oplossing voor al je problemen (in veel voorkomende of eerder specifieke situaties). Als je daarmee nog niet geholpen bent, kun je beroep doen op de online helpdesk die beschikt over een uitgebreide kennisdatabank. Die helpdesk biedt een servicegarantie van 48 uren, maar ervaring leert ons dat de meeste antwoorden al sneller de vraagsteller bereiken.
Heel erg handig zijn trouwens ook de downloadlinks, waardoor je de instructievideo ook op je computer, tablet of smartphone kunt raadplegen.

De voordelen van Boekhouden in Excel

De uiterst handige instructievideo’s zijn meteen ook het eerste voordeel van Boekhouden in Excel. Ze helpen zelfs de ondernemers zonder enige boekhoudervaring snel op weg. Dat brengt ons dan weer bij het tweede voordeel: men kan de boekhouding volledig zelf doen. Een tussenkomst van een externe persoon is dus niet vereist. Op die manier krijgt men als ondernemer ook veel meer inzicht in de financiële situatie van de eigen onderneming. Het delen en laten controleren van de administratie is nog steeds eenvoudig door het gebruik van Dropbox en het delen van het bestand.

Het rechtstreekse gevolg daarvan leidt tot het derde voordeel van dit pakket. Doordat een externe persoon niet nodig is, bespaart men op jaarbasis honderden euro’s aan maandelijkse kosten. Een startende onderneming kan iedere budgetbesparing immers goed gebruiken. Ook de aankoop van het pakket veroorzaakt geen al te grote hap uit het budget. De prijs betaal je immers slechts eenmalig. Verder hierover meer.

Excel is een programma dat uiterst geschikt is voor overzichtelijke analyses, grafieken en schema’s. Nadat alle ingevoerde gegevens werden geordend, kun je in één oogopslag zien hoe je bedrijf ervoor staat. De grafische elementen en het overzichtelijk dashboard geven snel een duidelijk beeld van de financiële situatie van de onderneming. Op basis van het verkoopboek worden ook automatisch offertes en facturen opgemaakt en het programma beschikt ook over een uitgebreid arsenaal aan rapporteringdocumenten (resultatenrekening, dashboard, aangifte omzetbelasting, enz.).

Tot slot nog een handig weetje. De Ultimate Edition van het programma bevat meer dan 40 spreadsheets die stuk voor stuk al jouw rekenkundige vragen beantwoorden.

De nadelen van Boekhouden in Excel

Terwijl je in andere boekhoudpakketten vaak automatisch tips voorgeschoteld krijgt omtrent de juiste manier van boeken, word je in Excel op dat vlak aan je lot overgelaten.

Een ander nadeel is dat er geen meekijkfunctie voor de boekhouder bestaat in Boekhouden in Excel. Ervaring leert ons nochtans dat dit een zeer handige tool is. Op die manier kan immers zowel de ZZP’er als zijn accountant of boekhouder alle gegevens te allen tijde raadplegen en eventueel wijzigen.

Wat is de prijs van Boekhouden in Excel?

In tegenstelling tot bij online pakketten, betaal je hier maar eenmaal (bij aankoop). Ook al kun je het programma jarenlang gebruiken, toch zijn er geen vaste maandelijkse kosten te vereffenen. Op die manier kom je niet voor verrassingen te staan en bespaar je al snel een pak geld uit. Wel is het mogelijk om een bijkomend serviceabonnement te nemen. Dit kost tijdelijk 27 euro per maand (waarschijnlijk stijgt dit binnenkort terug naar 39 euro per maand).

In totaal biedt Boekhouden in Excel vier verschillende versies. De standaard versie kost momenteel eenmalig 67 euro (voor beperkte tijd, daarna zal de prijs waarschijnlijk terug stijgen naar 98 euro) en bevat alle functionaliteiten voor een beperkte boekhouding. De drie duurdere uitvoeringen bevatten telkens extra rekentools (zoals een tool die uitrekent of je een bedrijfswagen best zakelijk aankoopt of privé houdt) en extra ondersteuning (zoals de toegang tot een online helpdesk en live training in de VIP editie).

Updates zijn steeds gratis bij Boekhouden in Excel. Startende ondernemers letten wel best op bij het aanvragen van een gratis demoversie. Deze wordt per mail bezorgd maar de ervaring leert dat sommige mailproviders deze mails als spam aanzien. Check in voorkomend geval daarom ook jouw ‘ongewenste mail’ in je mailbox.

Eindoordeel

Boekhouden in Excel kun je het best vergelijken met een vrij standaard en beperkt boekhoudpakket, uitgevoerd in een Excel-omgeving. Wie een pakket zoekt voor een vereenvoudigde boekhouding (zonder bijvoorbeeld de noodzaak aan een balans), vindt met dit programma een goede oplossing. Uiteraard moet je wel nog zelf de boekhoudkundige en fiscale regels gaan toepassen, aangezien Excel deze standaard niet kent (in tegenstelling tot de meeste andere boekhoudpakketten). Daarom adviseren we toch om bijkomend één keer per jaar een externe adviseur te raadplegen. Die kan je bijsturen indien dat nodig zou blijken.

Boekhoudeninexcel proberen?

Vraag een demo aan