Review: Supercharged excel sheet EasyAdmin

Website aanbieder

In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de prijs van het boekhoudprogramma van EasyAdmin. Dit gebruiksvriendelijk Nederlands boekhoudpakket werkt vanuit Excel en is mede daardoor op het eerste zicht een ideaal en compleet administratieprogramma voor ZZP’ers, startende ondernemers en beginnende boekhouders. Het programma kan worden aangepast aan de specifieke noden en de situatie van jouw bedrijf. Daarom is het geschikt voor zowel verkoopsondernemingen (die hoofdzakelijk producten verkopen) als voor dienstenondernemingen (die voornamelijk diensten aanbieden).

De software bevat alle standaard toepassingen. Daaronder vallen onder andere de jaarrapportages, de opmaak van BTW-aangiften, de boeking van facturen, de opmaak van offertes, de verwerking van financiële uittreksels, enz. De bijgeleverde Excelbladen kunnen jarenlang worden gebruikt.

Hoe werk EasyAdmin

Excel is voor velen een bekend softwarepakket. Ook ondernemers die nog nooit zelf een boekhouding hebben gevoerd, voelen zich daarom snel thuis in de wereld van EasyAdmin. Binnen de eerste vijf minuten na opstart bevindt men zich in een vertrouwde omgeving.
Daarenboven is het in Excel zeer gemakkelijk om een back-up te nemen van de gegevens (bijvoorbeeld op de harde schijf). Deze veilige manier van werken beperkt het risico op dataverlies tot het minimum. Het spreekt voor zich dat dit niet onbelangrijk is wanneer we spreken over vertrouwelijke financiële gegevens. Plaats voor een dagelijkse backup het excel bestand in een dropbox folder.

Een standaard Excelsheet heeft het grote voordeel dat men altijd het overzicht behoudt. Maar een BTW-aangifte of resultatenrekening opmaken in Excel is nog andere koek. EasyAdmin ontwikkelde net daarom een Excelbestand waarin tal van boekhoudkundige zaken zijn ingericht. Dat bespaart je een pak tijd en boekhouden wordt op die manier een stuk gemakkelijker.

Op de openingspagina van het programma wijzen grote en duidelijke knoppen je de weg binnen het programma. Iedere knop duidt een ander onderdeel van de spreadsheet aan. Ook de belangrijkste gegevens worden onmiddellijk op de startpagina weergegeven. Daaronder vallen onder andere een overzicht van de openstaande klanten en leveranciers, maar ook bijvoorbeeld een grafiek omtrent de netto-inkomsten van de lopende maand.
De verschillende inkomsten- en kostenposten krijgen elk een eigen regel in de spreadsheet. En deze cellen worden dan weer gekoppeld aan gegevens en cellen uit een ander tabblad, binnen hetzelfde bestand. Op die manier creëert het programma automatisch dagboeken (zoals het bankboek of het kasboek) en financiële rapporteringgegevens (zoals de balans of de resultatenrekening). Die resultatenrekening is duidelijk gericht op het invullen van de aangifte inkomstenbelastingen. Het programma maakt altijd onmiddellijk een raming van het te betalen bedrag aan belastingen. En laat dat nu net één van de grootste zorgen zijn van een zelfstandig ondernemer.

Naast boekhouding biedt EasyAdmin ook een functionaliteit voor urenregistratie, kilometerregistratie en voorraadbeheer. Het spreekt voor zich dat de centralisatie van al die gegevens in één document tijdsbesparende gevolgen met zich meebrengt.

De voordelen van EasyAdmin

Een uniek voordeel van dit softwareprogramma is dat het ook geschikt is voor gebruik op de Mac. Dit betekent dat je dus ook op een Mac offline de boekhouding van jouw onderneming kunt voeren. Vele boekhoudprogramma’s zijn immers niet compatibel met een Mac apparaat, maar hierover hoeft men zich bij EasyAdmin dus geen zorgen te maken.

Het programma biedt tal van features en handigheden. Zo houdt EasyAdmin bijvoorbeeld automatisch bij of de facturen op tijd werden betaald. Klanten die op regelmatige basis te laat betalen worden rood gemarkeerd en er verschijnt een waarschuwing wanneer een nieuwe factuur aan die klant wordt opgemaakt. Er zijn ook heel wat statistieken voor handen. Deze tonen bijvoorbeeld welke producten het best verkopen of op welke dagen je de grootste omzet draait. Vooral voor startende ondernemingen die nog volop aan het groeien zijn, zijn deze gegevens van onschatbare waarde.
EasyAdmin onderscheidt zich in diezelfde context ook door de automatische factuurnummering. Bij het invullen van de inkomsten wordt automatisch een factuurnummer aan de boeking gekoppeld. Datzelfde nummer komt terug op alle rapporteringdocumenten.

Het gebruiksgemak van het programma kwam eerder in deze review al aan bod. Het dankt deze eigenschap aan het vermijden van al te complexe fiscale en boekhoudkundige termen. Je kunt ook op ieder moment van de dag de financiële status van jouw onderneming raadplegen. Daarbij worden de rapporteringdocumenten automatisch weergegeven wanneer men erom vraagt. Alle gegevens moeten daarvoor dus slechts één keer worden ingevoerd. De vertrouwde omgeving uit Excel zorgt voor een maximaal resultaat met een minimum aan inspanningen. Niet iedereen is immers even goed thuis in de omgang met financiële gegevens.

Tot slot kunnen we ook de support rondom het programma als een pluspunt aanschouwen. Naast een helpdesk biedt men ook professionele instructievideo’s, een uitgebreide handleiding en een online kennisdatabank aan. In die laatste drie tools kun je zelf op zoek gaan naar een antwoord op jouw vraag of een oplossing voor jouw probleem. Vind je dit niet terug? Dan kun je nog altijd beroep doen op de helpdesk die steeds voor je klaarstaat. Ervaring en klantenreviews leren dat EasyAdmin op vlak van klantenservice hoog scoort.

De nadelen van EasyAdmin

Boekhouden in Excel heeft ook zijn nadelen. Zo kun je bijvoorbeeld in Excel geen gegevens automatisch vanuit de bankrekening importeren. En een nacalculatiefunctie is weliswaar beschikbaar, maar ze levert weinig bruikbare informatie op. Ook een koppeling maken met de software van een webwinkel is niet mogelijk, evenals het bewaren van een factuurscan in het systeem. Terwijl je in andere boekhoudpakketten vaak automatisch tips voorgeschoteld krijgt omtrent de juiste manier van boeken, word je in Excel op dat vlak aan je lot overgelaten. Dit kun je eventueel wel combineren met MoneyBird, zo heb je een alsnog een goedkope administraite.

Een ander klein minpuntje is dat er geen meekijkfunctie voor de boekhouder bestaat in EasyAdmin. Ervaring leert ons nochtans dat dit een zeer handige tool is. Op die manier kan immers zowel de ZZP’er als zijn accountant of boekhouder alle gegevens te allen tijde raadplegen en eventueel wijzigen. Door het bestand in Dropbox te plaatsen is ook dit wederom mogelijk!

Wat is de prijs van EasyAdmin?

De kosten van EasyAdmin zijn beperkt. Dat is een groot voordeel, wat misschien wel opweegt tegen de nadelen van het pakket. Je hoeft immers maar eenmalig te investeren in de boekhoudsoftware. Dat kan via download of op een cd of usb-stick. De eenmalige prijs bedraagt momenteel 69 euro.
In tegenstelling tot bij online pakketten, betaal je hier dus maar eenmaal (bij aankoop). Ook al kun je het programma jarenlang gebruiken, toch zijn er geen vaste maandelijkse kosten te vereffenen. Op die manier kom je niet voor verrassingen te staan en bespaar je al snel een pak geld uit.

Beoordeling EasyAdmin

Op het einde van de rit kunnen we besluiten dat EasyAdmin toch wel een uitgebreid Excel-programma is. Verrassend genoeg is het gebruiksvriendelijk voor het voeren van een boekhouding, hoewel je zeker en vast goed met Excel overweg moet kunnen. Er wordt een gratis proefversie ter beschikking gesteld aan geïnteresseerden. Maak hier zeker gebruik van wanneer je nog twijfelt, zo kun je al doende zelf ondervinden of het programma iets voor jou is. De prijs trekt je misschien wel over de drempel. Het is immers één van de goedkoopste boekhoudprogramma’s die ter beschikking zijn.

Direct EasyAdmin proberen of kopen?

Klik hier om naar de website van EasyAdmin te gaan