Online boekhoudprogramma, de nieuwe manier van boekhouden. Boekhouden zoals men het vroeger kende was op papier. Daarna werd de boekhouding middels een boekhoudprogramma gedaan dat offline ofwel op de pc geïnstalleerd diende te worden. Tegenwoordig maakt het niet meer uit of je nu op je nu je laptop bij je hebt of niet. Je kunt je boekhouding zelfs op je mobiele telefoon doen.
Wil je zonder restricties kunnen boekhouden, een online boekhoudprogramma is daar de oplossing voor. Als ondernemer is de kans groot dat je niet altijd op een vaste plek zit. Zo is het mogelijk dat je bij een cliënt bent, dat je thuis werkt of een bespreking in het buitenland hebt. In dat soort situaties is het superhandig als je het financiële gebeuren van jouw bedrijf kunt raadplegen en bijhouden. Met boekhouden in de cloud heb je overal en altijd zicht op de administratie.
In dit artikel bekijken wij waarom een online boekhoudprogramma meer voordeel biedt dan een traditioneel pakket. We beginnen met de hardware.
Hard- en software en online boekhoudprogramma
Qua hardware worden er geen strenge eisen gesteld als het gaat om online boekhouden. Een supersterke computer heb je niet nodig omdat de echte boekhoudsoftware ergens op een server staat. De server neemt al het rekenkracht voor zijn rekening en daarom is het ook mogelijk dat je gewoon kunt boekhouden in de cloud met een simpele tablet of een smartphone. Maak je gebruik van een desktopprogramma of één Excel boekhoudapplicatie, dan is dat weer een ander verhaal.
Wat de desktopcomputer betreft, daar zijn in principe geen eisen aan verbonden. Wanneer je bezig bent met een online boekhoudprogramma, dan ben je geheel vrij in het kiezen van het soort systeem. Werk je graag met Windows, een moderne PC is reeds voldoende. Zware eisen stellen aan de hardware, dat ligt geheel in eigen handen. Werk je graag met een Apple computer of een Unix-systeem ook dat is mogelijk.
Gaat het om de software, het enige waar je van in bezit dient te zijn is een browser en dan voor de zekerheid, de meest recente versie. Browsers zijn er in verschillende varianten, de meest bekende zijn Firefox, Internet Explorer, Chrome en Safari. De verbinding wordt via het internet gemaakt, dus is het vanzelfsprekend dat je ook over een internetabonnement dient te beschikken.
Over de veiligheid hoef jij je niet druk te maken, het online boekhoudprogramma neem dat voor zijn rekening. Data wordt versleuteld verzonden waardoor het voor derden niet te ontcijferen valt.
Communicatie
Tegenwoordig is de techniek zodanig gevorderd waardoor het mogelijk is dat verschillende applicaties gewoon met elkaar kunnen communiceren. Dit is met name te danken aan API’s. Online boekhoudprogramma’s zoals Exact of Twinfield maken dan ook gretig gebruik van deze mogelijkheid. Omdat je dus aan de ene kant een online boekhoudapplicatie hebt en aan de andere kant bijvoorbeeld een kassadienst die in een webshop is geïntegreerd, kan er zo verbinding worden gelegd.
Het maakt hier totaal niet uit dat er met twee verschillende systemen wordt gewerkt. Aangezien alles online benaderbaar is, dient er slechts een tooltje aanwezig te zijn dat voor de verbinding zorgt.
Zo is het los van een webshop ook mogelijk dat een online boekhoudprogramma verbinding maakt met een bank naar keuze zodat bankafschriften geïmporteerd kunnen worden. Of dat er interactie plaatsvindt met de Belastingdienst waardoor de btw-aangifte elektronisch vanuit het boekhoudprogramma kan worden verstuurd.
Administratie en e-mail
Een groot gemak wat een online boekhoudprogramma met zich meebrengt is, dat het mogelijk is e-mailverkeer onderdeel uit te laten maken van het geheel. Een aparte applicatie is hiervoor niet nodig wat weer kostenbesparing met zich meebrengt. Doordat het mogelijk is om gebruik te maken van het e-mail protocol binnen het boekhoudpakket, kun je als gebruiker bijvoorbeeld een bestand met cijfers naar de boekhouder sturen.
Maar het allergrootste voordeel dat integratie van e-mail met zich meebrengt is, dat je als ondernemer gewoon direct facturen kunt versturen die ook nog eens direct in de boekhouding worden verwerkt. Printen, handmatig versturen en opbergen is hierdoor dan ook verleden tijd. Betaalt een cliënt niet op tijd, een klik op de knop en je hebt zo een aanmaning verstuurt.
Boekhouder noodzakelijk met online boekhouding?
Met de opkomst van het online boekhouden is het bijhouden van de boekhouding stukken makkelijker geworden. Als ondernemer of zzp’er hoef je tegenwoordig helemaal geen gedegen boekhoudkennis in huis te hebben om met een boekhoudprogramma om te kunnen gaan. Kun je een verschil maken tussen opbrengsten en kosten, het belangrijkste van de boekhouding heb je dan voor mekaar. Desondanks kan het op den duur voorkomen dat hulp van buitenaf nodig is.
Verkeer je als ondernemer in zo’n situatie, geen man overboord. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben een meekijkfunctie. Met deze functie is het mogelijk dat jouw boekhouder, accountant of eventueel de fiscalist kan inloggen waardoor het mogelijk wordt cijfers te bekijken en daar waar nodig verbeteringen kunnen aanbrengen.
Uiteraard kunnen er ook zodanige rechten worden toegekend waardoor de boekhouder of accountant in staat wordt gesteld jouw gehele boekhouding te verzorgen en dat allemaal op afstand. Tijd vrijmaken om een bezoek te brengen aan de administrateur of stukken opsturen, op deze manier wordt jou dat allemaal bespaard.
Boekhouddata veilig?
Als ondernemer weet je dat het goed bewaren van gegevens erg belangrijk is. Hierbij gaat het dan niet alleen om wettelijke verplichtingen ook voor de gezondheid van jouw bedrijf is dat van belang. Bij het gebruik van een boekhoudprogramma (online of lokaal) wordt er veel data gegenereerd. Verlies je om de één of andere redenen deze data, dan heb je een heel groot probleem. Gelukkig hoef jij je geen zorgen hieromtrent te maken als je van een online boekhoudprogramma gebruikmaakt.
De applicatie is namelijk zodanig gebouwd dat deze automatisch backups voor jou genereert. Natuurlijk heb jezelf ook de mogelijkheid om dit op een bepaald tijdstip te activeren waarna je de backup naar je eigen computer kunt downloaden zodat je deze lokaal kunt bewaren. De backups die het boekhoudpakket zelf maakt worden veilig opgeslagen op daarvoor speciaal ingerichte servers. Uiteindelijk geniet je met een online administratiepakket dus van een dubbele beveiliging als het om het bewaren van data gaat.
Updates en de boekhoudapp
Maak je gebruik van een desktopapplicatie wat betreft boekhouden, dan krijg je net als het online variant ook te maken met updates. Nu is dat een positief gegeven, alleen wanneer het om de desktop variant gaat, dan zijn updates vaak niet inbegrepen in de prijs. Meestal zal je hier apart voor dienen te betalen. Als ondernemer zit je hierop niet te wachten daar de prijzen vaak een flinke aantasting op het budget vormen
Bij een online boekhoudprogramma krijg je niet nog eens te maken met een apart te betalen bedrag voor updates. Nieuwe versies zijn voor rekening van de applicatiebouwers en een ander voordeel is, dat jijzelf de updates niet hoeft te installeren. Bij lokale versies moet je dit zelf doen en loop je tegen problemen aan, dan krijg je weer onnodig met vertragingen te maken.
Een ander nadeel is, dat indien je vergeet een backup te maken en het updaten gaat mis, je met nog meer ellende komt te zitten. Daarnaast kan het ook zo zijn dat je door alle drukte heen vergeet een update uit te voeren waardoor je zonder dat je het door hebt, met verouderde cijfers aan het werken bent.
Wel of geen online boekhoudprogramma?
Er zijn ondernemers die geen online boekhoudprogramma willen, omdat zij bang zijn dat deze gehackt kan worden. Waarbij gevoelige informatie omtrent financiën van het bedrijf op straat komen liggen. Dit is voor vele reden om gewoon te kiezen voor een boekhouder. Echter betekent dit niet dat de boekhouding dan geheel offline gebeurd. In de praktijk betekent dit namelijk dat een boekhouder uw gegevens zelf intoetst in een online boekhoudprogramma. Daarnaast heb je zelf minder grip op je financiën. Ook is het aanleveren van facturen lastiger en gebeurd het eigenlijk twee keer. Jij levert het aan, aan je boekhouder. Hij/zij voert het weer in.
Modules en online boekhoudprogramma
Een ander voordeel wat deels met updates te maken heeft zijn de uitbreidingen. Wanneer je een desktop variant hebt en jouw bedrijf groeit waardoor je meerdere processen moet gaan beheren, dan dien je extra modules aan te schaffen. Vaak zijn deze modules in een update verwerkt waardoor je weer met het installeren te maken krijgt en dat neemt extra tijd in beslag. Daarnaast zijn er aan de integratie van extra modules kosten verbonden.
Bij een online boekhoudprogramma krijg je niet op deze manier te maken met uitbreidingen. Indien je het pakket wilt uitbreiden met meerdere mogelijkheden, dan kun je ook extra kosten ervaren, alleen hoef jij je niet druk te maken omtrent de installatie. Dit wordt voor jou gedaan door de applicatiebouwer. Het enige wat jij als gebruiker dient te doen is desbetreffende module te activeren en je kunt aan de slag.
Conclusie
Qua functionaliteit is er eigenlijk geen verschil tussen een online boekhoudprogramma en een desktop variant. Gebruiksgemak is waar online administratiepakketten meer op uitblinken. Zo heb je niet met updates en backups te maken, alles gaat automatisch. Wil je uitbreiden, ook dat gaat zeer soepel.
Daarnaast speelt prijs ook een grote rol. Een desktopapplicatie boekhouden voor een starter kost algauw enkele honderden euro’s en meestal heeft de prijs betrekking op een jaarlicentie, dus zit je vast aan een hoog terugkerend bedrag. Een online boekhoudpakket heb je al voor een tientje per maand en daarmee kun je volledige de administratie bijhouden.
Daar de vele aanbieders van boekhoudpakketten ook altijd een proef abonnement/proefversie aanbieden, is het handig om als ondernemer een aantal pakketten gewoon zelf uit te proberen. Doe dat vandaag nog en bepaal uiteindelijk zelf wat nu het beste bij jou past, een desktopapplicatie of gewoon een online boekhoudprogramma.
![Deze keer zoomen we in op het boekhoudpakket van Silvasoft. We behandelen de werking van het programma, de voor en nadelen, het onderwerp factureren en uiteindelijk zullen we ons oordeel […]](https://www.boekhoudbuddy.nl/wp-content/themes/boekhoudreviews/images/empty_thumbnail.gif "Silvasoft eenvoudig boekhouden zoals het bedoelt is.")
0
Beoordeling
![In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het softwarepakket van Ficsbook. Ficsbook is een product van Ficsus, wat soms zorgt voor wat verwarring […]](https://www.boekhoudbuddy.nl/wp-content/uploads/ficsbook-200x110.png "Review: Online boekhouden met Ficsus")
0
Beoordeling![In de volgende review bespreken we de voor- en nadelen van KBinfo.nl. Ook vindt je hier de ervaringen van gebruikers en geeft onze expert een beoordeling. KBinfo.nl is hét boekhoudprogramma […]](https://www.boekhoudbuddy.nl/wp-content/uploads/kbinfo-logo-1-1-200x100.png "Review: KBinfo.nl zelf boekhouden voor mkb-ers & zzp-ers")
1
Beoordeling![In deze review bespreken we de werking, de voor- en nadelen en de prijs van het online boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl. Dit pakket werd door SkillSource ontwikkeld voor startende ondernemers, ZZP’ers, MKB’ers, […]](https://www.boekhoudbuddy.nl/wp-content/uploads/logo-e-boekhouden-200x100.jpg "Review: Eenvoudig boekhouden met e-Boekhouden.nl?")
29
Beoordeling![fENNA is een van de nieuwste boekhoudprogramma’s van Nederland. Het moet een ondernemer compleet kunnen ontzorgen. fENNA is ontwikkeld door twéé ondernemers Felix en Roeland, gedreven ondernemers die zelf een […]](https://www.boekhoudbuddy.nl/wp-content/uploads/fenna-logo-min-200x110.png "Review: boekhouden voor starters en bestaande ondernemers met Fenna")
0
Beoordeling![In deze review bespreken we de werking, de voor- en nadelen en de kostprijs van de online boekhoudsoftware Minox Online. Minox ontwikkelt al sinds 1983 boekhoudsoftware. Meer dan 30 jaar […]](https://www.boekhoudbuddy.nl/wp-content/uploads/minox-logo-200x110.jpg "Review: Minox eenvoudig boekhouden")
0
Beoordeling