Beoordeling
In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het online softwarepakket van KPG7. Deze online boekhoudsoftware biedt op papier een interessant pakket voor ZZP’ers en startende ondernemers. Er vertonen zich veel gelijkenissen met andere boekhoudprogramma’s en de software van KPG7 lijkt wel zeer sterk op het gratis Bokbiz. Beide pakketten werden dan ook door dezelfde firma ontwikkeld (Atinoz VOF). Die firma richt zich op het bedenken en ontwikkelen van webconcepten en onderhoudt websites die onafhankelijke informatie over online boekhoudprogramma’s verspreidt. Maar in de praktijk wordt vooral veel reclame gemaakt voor de producten en programma’s van eigen makelij.
Werking van het programma
De online boekhoudsoftware van KPG7 zou ideaal zijn voor ZZP’ers en kleine startende ondernemingen. De installatie van software is niet vereist, noch de noodzaak om back-ups te maken van het systeem. Doordat de applicatie online staat en de gebruikersinterface webgeoriënteerd is, is het altijd en overal beschikbaar. Het werkt ook vlekkeloos op alle computers (PC of Mac), alle browsers (Internet Explorer, Firefox, enz.) en alle gangbare platformen.
De opzet van het programma gaat vooral uit van de gedachte dat de startende ondernemer zich vooral hoeft bezig te houden met de betaling van facturen enerzijds (inkomend), en de verzending en opmaak van facturen anderzijds (uitgaand). Daarnaast biedt het pakket ook de mogelijkheid tot de opmaak van een BTW-aangifte en alle andere aangiften die een eenvoudige administratie vereist.
De basisadministratie van het programma is op voorhand al opgemaakt. Dat betekent dat de kostensoorten en boekhoudkundige rekeningen al klaar staan. Als men er eenmaal mee begint, kan men natuurlijk zelf rekeningen gaan toevoegen of verwijderen.
In ons digitaal tijdperk is een e-factuur even rechtsgeldig als een factuur op papier. Bovendien is het energiezuiniger en bespaar je hiermee op postzegels. In KPG7 kun je jouw e-factuur personaliseren met een logo en kun je rechtstreeks vanuit het pakket de facturen mailen naar jouw klanten.
Naast de opmaak van facturen, offertes en BTW-aangiften kun je in het online pakket van KPG7 ook relaties beheren, een urenregistratie bijhouden, een balans en resultatenrekening opmaken, afschrijvingen en investeringen bijhouden en beheren, de voorraadlijst bijwerken en de bankrekeningen beheren. Daarnaast zijn er enkele handige tools waarmee je bijvoorbeeld de margeregeling kunt ondersteunen, reiskosten kan koppelen aan Google Maps, of meerdere huisstijlen of factuurformats kunt creëren.
Handig in het programma is ook dat je kunt werken met gebroken boekjaren. Niet alle boekjaren sluiten immers af op 31 december van ieder jaar. Door te werken met Fiscale Periodes (de periode die een boekjaar vertegenwoordigt) kun je per ingevoerde transactie aangeven in welke periode ze moet worden gerapporteerd. Ook kan men meerdere (eventueel verbonden) ondernemingen onderbrengen in één administratie. Omdat dan bepaalde onderdelen tussen de verschillende ondernemingen kunnen worden gedeeld (zoals kostensoorten, relaties, gebruikers, enz.), bespaart men hiermee een pak tijd.
Een onderneming met verschillende activiteiten of productlijnen heeft soms nood aan verschillende lay-outs voor hun facturen. In het online pakket van KPG7 kun je die onderlinge verschillen vastleggen onder ‘Factuursoorten’. Bij het aanmaken van een factuur kun je de gewenste lay-out kiezen, waarna deze onmiddellijk wordt overgenomen. Per factuursoort kun je daarna nog een logo, het lettertype, de marges en andere specifieke vereisten instellen.
KPG7 biedt dus een breed scala aan mogelijkheden. Je kunt het boekhoudprogramma van KPG7 ook gratis en zonder verplichtingen 30 dagen lang uitproberen. Daarna kun je zonder problemen of bijkomende kosten afstappen van het gebruik van het programma.
De voordelen van KPG7
De mogelijkheid om het programma 30 dagen gratis uit te proberen is meteen ook het eerste voordeel. Hoewel men dit ook moet relativeren. Daarover meer onder de subtitel ‘Nadelen’. Na afloop van deze proefperiode worden je gegevens altijd nog maximaal 14 dagen bewaard. Op die manier wordt er je wat bedenktijd gegund. Na die periode worden alle gegevens onherroepelijk verwijderd.
Altijd handig ook is de meekijkfunctie voor externe boekhouders. Niet alleen beschikt KPG7 over deze functie, er kan ook onbeperkt gebruik van worden gemaakt. De accounts voor ‘meekijkers’ zijn dus onbeperkt. Zo kunnen dus meerdere personen binnen de boekhoudonderneming die jouw financiële belangen behartigt de financiële gegevens van jouw onderneming raadplegen.
Andere troeven van deze online applicatie worden hierna opgesomd. Zo is er voor de startende ondernemers geen installatie van software nodig. Het programma is ook zeer compleet en het oogt vrij gebruiksvriendelijk. Een abonnement is niet vereist, waardoor je dus nergens aan vast hangt. Bovendien is het pakket te raadplegen voor een betaalbare prijs. Dankzij de persoonlijke aanmeldgegevens kun je overal ter wereld inloggen op het systeem.
Zeker ook het vermelden waard is de mogelijkheid om maatwerk af te leveren. Als je als ondernemer specifieke vereisten hebt qua lay-out, rapporteringdocumentatie of bepaalde functies, dan kan het online pakket van KPG7 die functionaliteiten verwerken in jouw persoonlijk dossier. En wie weet worden enkele van die unieke eigenschappen wel verwerkt in een volgende algemene update van het programma.
De nadelen van KPG7
De algemene presentatie en lay-out van het programma kan beter. Bij het inboeken van een nieuwe factuur bijvoorbeeld, wordt het scherm in drie secties opgedeeld. Deze moeten manueel worden uitgeklapt om alles zichtbaar te maken. Als men het BTW-percentage wil aanpassen, dan kan dit ook niet zomaar rechtstreeks op de daarvoor voorziene plaats. Ook hier komt men eerst terecht in een uitklapscherm. Na een tijd zorgen al die schermen voor een weinig overzichtelijk geheel en vergroot de kans op de registratie van fouten.
Eerlijkheidshalve moet ook worden gemeld dat de gratis proefversie van het pakket overladen is met reclame. Dat leidt ongetwijfeld tot ergernis bij de gebruiker en het maakt het pakket ook een beetje onbruikbaar.
Ervaren gebruikers melden ook wel eens dat er af en toe rechts op het scherm systeemmeldingen verschijnen wanneer er een bepaalde actie werd uitgevoerd. Alleen verschijnen die meldingen zodanig kort dat het bijna onmogelijk is om ze te lezen. Dat is natuurlijk weinig efficiënt. Ofwel verlengt men beter de tijd dat de meldingen verschijnen, ofwel laat men ze gewoon weg.
Wat is de prijs van KPG7?
Bij KPG7 hanteert men de leuze: “Goed boekhouden hoeft niet duur te zijn”. De kost bedraagt dan ook slechts 9,90 euro per maand. Van een doorlopend contract is er ook geen sprake. Je kunt voor een bepaalde periode toegang aanvragen en alleen daarvoor betaal je dan. Na afloop van die periode kun je zelf beslissen of je een nieuwe periode aanvraagt of niet. Tussentijds opzeggen kan ook. De opzegtermijn is standaard 2 maanden lang. Indien je al had betaald voor een periode die je uiteindelijk niet zult gebruiken, krijg je dat zeker en vast terugbetaald.
Eindoordeel
KPG7 beschikt wel over een aantal troeven, maar onderscheidt zich op weinig vlakken ten opzichte van andere, gelijkaardige boekhoudpakketten. De nadelen, zoals de overbodige reclamevloed, wegen dan ook sterk door in de definitieve beoordeling. Maar natuurlijk oordeel je als ondernemer natuurlijk nog altijd best zelf over de geschiktheid van het pakket voor jouw onderneming.
KPG7 30 dagen proberen?
Paar opmerkingen over de vermeende nadelen”
1.Geen reclame gezien in de proefversie?
2. Systeemmeldingen kan je uitzetten.