Beoordeling
In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het online softwarepakket van Asperion. Asperion heeft een pakket voor online boekhouding ontwikkeld dat zich vooral richt op middelgrote bedrijven. Hoewel het programma zich ook leent voor ZZP’ers en startende ondernemers, zal het voor kleine eenmanszaken waarschijnlijk te uitgebreid en te complex zijn. De opmaak van Asperion toont fris en is overzichtelijk. De gebruiksvriendelijkheid van het pakket scoort hoog.
Asperion is opgericht door jonge, enthousiaste professionals (op vlak van accountancy en IT) en lanceerde in 2006 al hun eerste software. In 2011 was het bedrijf al zo gegroeid dat ze moesten uitwijken naar een groter kantoor in Naarden. Alle software die de firma vandaag aanbiedt, wordt door het eigen team ontwikkeld met behulp van tools die door Microsoft en andere gerenommeerde leveranciers ter beschikking worden gesteld.
Werking van het programma
Dit online programma brengt op tijd en stond nieuwe versies uit van haar online software. Daarin worden steeds bepaalde aspecten verbeterd aangebracht (zoals de interface of een bepaalde functionaliteit).
Het programma is opgebouwd uit verschillende modules. Op iedere module kan men een los abonnement nemen. De standaardversie geeft de mogelijkheid om te factureren, terwijl de uitgebreidere versies bijvoorbeeld ook voorraadbeheer, project- en urenregistratie en een inkoop- en verkoopmodule aanbieden. De modules Boekhouding en Facturatie bevatten automatisch de module Financieel.
De financiële administratie wordt in Asperion opgezet met behulp van een wizard. In een twintigtal schermen worden alle bedrijfsgegevens ingevoerd (zoals het nummer van de bankrekening en het KvK-nummer) en alle voorkeuren opgegeven. Daarna is het pakket volledig geïnstalleerd. Als je nog zaken zou vergeten zijn, verschijnt er automatisch een kader dat je inlicht over de ontbrekende gegevens.
Er zijn tal van functionaliteiten. Facturen kunnen automatisch worden opgemaakt dankzij een koppeling met het klantenbestand. Daarin wordt alle bedrijfsinformatie up to date gehouden. Het is mogelijk om templates op te stellen die herhaaldelijk kunnen worden gebruikt. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om de uitgaande facturen handmatig op te stellen. De facturen kunnen per post of per e-mail worden verstuurd. Ingeboekte facturen worden automatisch weggeschreven naar het grootboek. Bij de opmaak van een nieuwe factuur waarschuwt het systeem je telkens je een fout dreigt te maken. Op die manier worden steeds alle noodzakelijke velden ingevuld, zonder dat men daarbij verplicht wordt om overbodige velden in te voeren.
Daarnaast kun je per klant een overzicht opvragen van de openstaande facturen of de gerealiseerde omzet. Inkoopfacturen kunnen digitaal worden opgeslaan en aanmaningen kunnen automatisch worden verstuurd. Verder bestaat de mogelijkheid om terugkerende boekingen in te voeren en een balans en jaaropgave te genereren. De bankafschriften kunnen digitaal worden ingeladen en kunnen worden gekoppeld aan de in- en verkoopfacturen. Op het einde van de rit is het nog een koud kunstje om de aangifte voor de omzetbelasting klaar te zetten voor de externe accountant. Die aangifte kan trouwens rechtstreeks uit Asperion worden verstuurd naar de bevoegde Belastingdienst.
De data van Asperion wordt streng beveiligd. De voltallige online software is toegankelijk via een beveiligde verbinding (https) en wordt beveiligd door McAfee Secure. Daarmee voldoet dit online pakket aan de beveiligingsstandaarden voor betalingen. Daarnaast wordt van alle data dagelijks een back-up genomen. Data kan ook worden geëxporteerd naar een Audit-file, die op zijn beurt kan worden aangewend als lokale back-up.
De voordelen van Asperion
Een belangrijk voordeel is de automatische tekstherkenning uit ingelezen bankafschriften. Hierdoor worden transacties automatisch ingeboekt. De overzichtelijkheid van het pakket is een troef dat zich bijvoorbeeld vertaalt in de mogelijkheid om vanuit de balans of winst- en verliesrekening door te klikken tot aan de individuele boeking. Bijgevolg krijg je op ieder tijdstip inzicht in de boekhouding en financiële administratie van je onderneming. Dat leidt onder andere tot betere communicatie, actievere begeleiding en relevant advies.
Asperion is 100% georiënteerd op het web. Daarmee wordt bedoeld dat je met elke PC of Mac, ongeacht de versie of het besturingssysteem, direct kunt inloggen op de gehele administratie. Er moet niets extra worden gedownload of geïnstalleerd. Het enige wat je nodig hebt is je persoonlijke gebruikersnaam en je uniek wachtwoord.
De applicaties binnen het online pakket van Asperion breiden voortdurend uit. Alle nieuwe functies en alle verbeteringen worden automatisch en gratis beschikbaar gesteld van alle gebruikers.
De nadelen van Asperion
De interface van Asperion is wel overzichtelijk, maar het oogt tegelijkertijd wat ouderwets. De grote hoeveelheid aan mogelijkheden zorgt er ook voor dat er wat tijd nodig is om alle begrippen en opties te leren begrijpen.
Ervaren gebruikers maken ook melding van een aantal schoonheidsfoutjes. Echte nadelen kunnen we dit niet noemen. Als je bijvoorbeeld de gegevens van een bedrijf wilt wijzigen, kom je in een scherm waarin je op het eerste zicht zou denken dat je alles al kunt aanpassen. Toch is dit niet zo. Je moet eerst nog een scherm doorklikken en pas daarna kun je aanpassen waar nodig. Een ander voorbeeld stelt zich bij de aanmaak van een factuur. Om de aanmaak te bevestigen moet je in een bepaald menu een vinkje plaatsen voor de betreffende factuur. Logisch als er verschillende facturen werden opgemaakt, maar dezelfde werkwijze moet worden gevolgd als er slechts één factuur in de wachtrij staat. Een beetje een overbodige stap misschien… En een laatste voorbeeld betreft de verplichte invoer van een factuurnummer. Bij kasaankopen ontbreekt een nummer nagenoeg altijd, maar toch kan men dit niet zomaar omzeilen.
Andere kleine irritaties zijn het ontbreken van een logische controle bij factuurinvoer of het ontbreken van een mogelijkheid om standaard factuuromschrijvingen op te slaan en te hergebruiken. Soms komt het ook voor dat ingevulde velden terug leeg komen te staan nadat men op de knop ‘Terug’ heeft gedrukt.
Wat is de prijs van Asperion
De prijzen tonen toch een focus op het hogere segment. Online boekhouden en factureren kost bij Asperion 37,50 euro per maand (450 euro op jaarbasis). Dit basispakket geeft toegang voor maximaal drie gebruikers. Een extra gebruiker kost 60 euro per jaar. Wil je ook gebruik maken van de urenregistratie, betaal je 25 euro extra. En voor 75 euro per maand krijg je er de tools voorraadbeheer, inkoop- en verkooporders en koppelingen met webshops bovenop.
Eindoordeel
Boekhouden via de online software van Asperion is in principe vrij eenvoudig. De functionaliteiten zijn zeer uitgebreid, en daardoor mist het soms toch wel de eenvoud die andere, gelijkaardige boekhoudprogramma’s net wel bieden. Omwille van die reden is het pakket minder geschikt voor startende ondernemingen en ZZP’ers. Veeleer zal het pakket een ideale partner blijken voor middelgrote en grote ondernemingen. Bij Asperion zijn ze zich daar ook van bewust. Dat blijkt onder andere uit de prijszetting die toch meer aansluit bij het hogere segment.
Aanmelden voor een gratis proefaccount op Asperion?
