Beoordeling
In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het online softwarepakket van Workspace.nl.
Workspace is een flexibele en goed beveiligde online applicatie waarbinnen diverse bedrijfsactiviteiten kunnen worden beheerd. Naast de opmaak van facturen kan men binnen Workspace ook professionele offertes opstellen, artikelbestanden beheren en uren en ritten registreren. Dit alles op een gebruiksvriendelijke manier.
Het uitgangspunt van Workspace is de creatie van een krachtige applicatie die door iedereen kan worden gebruikt. Er is keuze uit vijf pakketten, waardoor het programma toegankelijk wordt voor iedereen (zowel startende ondernemers, ZZP’ers, als meer ervaren firma’s).
Werking van het programma
Workspace is overal beschikbaar. De software is dan ook web-based, of zoals men wel eens zegt ‘in the cloud’. Een extra installatie van software is niet nodig, die wordt volledig door de mensen van Workspace beheerd. Diezelfde mensen zorgen steeds voor nieuwe updates en op die manier dus ook voor de meest recente fiscale en boekhoudkundige informatie.
Dankzij Workspace Mobiel kun je het programma ook op mobiele apparaten inzetten. De mobiele versie is gebaseerd op HTML 5, wat met vrijwel iedere smartphone compatibel is. Op de iPad en de iPhone kun je Workspace bovendien ook als app installeren.
Beveiliging is voor Workspace zeer belangrijk. Alle accounts lopen dan ook via een versleutelde SSL-verbinding. McAfee staat in voor een permanente controle op de servers en de software. Ieder kwartier wordt er een back-up van alle gegevens verstuurd naar diverse beveiligde locaties. En de klok rond zorgen professionals voor een permanente monitoring van alle data.
Toevoegen van relaties is heel gemakkelijk in Workspace. Er kan rechtstreeks in de database van de KvK worden gezocht en van daaruit kunnen de gegevens automatisch worden ingeladen. Per relatie kan een totaaloverzicht worden opgevraagd met daarin alle mogelijke gegevens (zoals facturen, projecten, prijsafspraken, enz.).
Bij de opmaak van offertes kan men verwijzen naar de artikelbestanden. Men kan bijvoorbeeld ook per klant een bepaalde korting vastleggen. Die korting komt dan, telkens een offerte voor die klant wordt opgemaakt, automatisch op de voorgrond. De opmaak van de offerte kies je zelf, net als een antwoord op de vraag of men de offertes manueel wil versturen of automatisch.
De offertes dienen uiteraard als basis van de factuur. Ook dit document kan gemakkelijk en naar eigen voorkeur worden opgesteld. Wanneer je ook de inkoopfacturen categoriseert, kun je te allen tijde zien waar het binnengekomen geld voor wordt aangewend. Je leest het goed. Ook de inkoopfacturen kun je dus in Workspace bijhouden. Je kunt ze inscannen en opslaan, op die manier worden ze in het systeem opgenomen. In één beweging creëer je op die manier ook een handig overzicht voor de boekhouder.
De artikelbestanden kun je voorzien van notities en afbeeldingen. Per artikel kun je een automatisch eenheid (stuk, liter, kilogram, enz.) toekennen. Als er bepaalde prijsafspraken bestaan met een klant of voor een bepaalde artikelgroep, dan kan die worden gekoppeld aan de juiste categorie. Dankzij de webwinkel-functionaliteit kun je zelfs automatisch laten aangeven of het artikel nog in de webwinkel beschikbaar is of niet.
Binnen Workspace kan men verder nog zijn werkzaamheden plannen en beheren. Rittenregistratie (het bijhouden van de gereden kilometers per transport of bestelling) is ook één van de mogelijkheden. En prijsafspraken kunnen worden gekoppeld aan urenregistratie. Als je vaak werkt met projecten, bestaat er een functionaliteit die je toestaat om alle gegevens van een bepaald project samen te brengen (bestellingen, facturen, offertes, transport, gepresteerde uren, enz.). Dit kan leiden tot handige statistieken en interactieve grafieken die onmiddellijk de sterktes of zwaktes van een bepaald project blootleggen.
Naast statistieken levert dit online pakket ook financiële rapportages af. Enkele voorbeelden daarvan zijn de BTW-rapportages, specifieke rapportages op gebied van omzet, winst, kosten, enz., rapportages van verkoopcijfers en rapportages van de gewerkte en factureerbare uren per persoon.
Tevens is het mogelijk om jouw administratie beschikbaar te stellen voor een externe accountant. Als die zich registreert op Workspace kun je hem toegang verlenen. Zo kan jouw externe adviseur je tijdig bijsturen waar nodig. Op dezelfde manier kun je zelfs jouw eigen klanten toegang verlenen tot je administratie. Zo kunnen ze bijvoorbeeld een detail van hun factuur online raadplegen.
Een zeer handige tool, tot slot, is het kenniscentrum van Workspace. Op die plek kun je al jouw fiscale en boekhoudtechnische vragen stellen. Je ontvangt daarna van verschillende externe accountants en belastingconsulenten een antwoord op je vraag.
De voordelen van Workspace.nl
In het vorige puntje kwamen al verschillende voordelen van Workspace aan bod. De beveiliging, de compatibiliteit en de talrijke functionaliteiten zijn de belangrijkste troeven van dit online pakket.
Ervaren gebruikers vinden vooral de combinatie van alle tools samen het sterkste punt van het pakket. Het kunnen offertes maken, factureren, uren en ritten registreren en alles afhandelen in één en hetzelfde pakket, bespaart een pak tijd en moeite voor zowel startende als meer ervaren ondernemers. Ook de mogelijkheid om je klanten rechtstreeks in het pakket bestellingen te laten plaatsen is een uniek voordeel.
De nadelen van Workspace.nl
Over de nadelen van Workspace.nl kunnen we heel kort zijn. Natuurlijk is geen enkel pakket perfect, en natuurlijk zijn er overal wel kleine minpuntjes, maar bij Workspace zijn ze toch wel ver te zoeken. De combinatie van een pak functionaliteiten in één pakket kan misschien nog als het belangrijkste nadeel naar voren worden gebracht. Eigenaardig is dit zeker, vooral omdat we het ook als voordeel hebben vermeld. Maar niet iedereen is blij met zoveel keuze. We kunnen ons dan ook inbeelden dat sommige, vooral kleinere, ondernemers geen nood hebben aan al die opties en tools en zich liever behelpen met een beperkter pakket.
Wat is de prijs van Workspace.nl?
Er is keuze uit vijf pakketten. Ongetwijfeld past er één daarvan perfect bij jouw onderneming. Bovendien kun je altijd van pakket wisselen. De Premium kan zelfs twee weken gratis worden uitgeprobeerd. Daarna kun je nog steeds beslissen om terug te vallen op een andere, goedkopere optie. Betalen kan trouwens via iDeal, kredietkaart of via automatisch incasso.
In het eerste, gratis pakket beschik je over 100 Mb opslagruimte en kun je tot 3 facturen per maand opstellen, tot 3 offertes per maand opstellen en tot 3 inkoopfacturen per maand opslaan.
In het tweede, derde en vierde pakket (Basis, Project en Verkoop) kun je een onbeperkt aantal facturen of offertes opstellen en inkoopfacturen opslaan. Hier beschik je over respectievelijk 250 Mb, 1.000 Mb en opnieuw 1.000 Mb opslagruimte. De prijs van het basispakket bedraagt 7,95 euro per maand. Voor het pakket Project en Verkoop betaal je 14,95 euro per maand. Het verschil in deze laatste twee pakketten zit hem in de doelstelling van je onderneming (werk je veel met afzonderlijke projecten of ben je vooral gefocust op verkoop?).
Het Premium pakket kun je uiteraard ook onbeperkt gebruiken en geeft je recht op 2.500 Mb opslagruimte. Hiervoor betaal je, na een tweewekelijkse proefperiode, 24,95 euro per maand.
Eindoordeel
Over Workspace kan niet veel negatiefs worden gezegd. Het pakket is op gebied van facturatie meer dan compleet, en beschikt daarnaast nog over andere, handige functionaliteiten. Een topper…
